AI 툴 계약했는데 직원들이 안 쓰면 어떻게 하나요?

AI 툴 도입 인원 산정에서 예산이 새는 지점은 가격 협상이 아니라 계약 인원과 실사용 인원의 차이입니다. 우려하시는 상황에는 근거가 있습니다. 한국은행 이슈노트 제2025-22호에 따르면 국내 근로자의 63.5%가 이미 생성형 AI를 쓰고 있는데, 대한상공회의소·산업연구원 조사에서 실제로 활용한다고 답한 기업은 30.6%였습니다. 개인은 쓰는데 조직 단위로는 안 잡히는 구간이 존재합니다.

계약을 하기 전에 이 구간을 어떻게 줄일지부터 정해야 합니다.

몇 명분을 계약해야 하나요?

전 직원 수로 시작하지 마십시오. 계약 규모를 정하는 순서는 이렇습니다.

단계	세는 대상	확인 방법
1	업무 산출물이 문서·텍스트인 인원	부서별 업무 목록
2	그중 이미 개인적으로 AI를 쓰고 있는 인원	부서장 확인 또는 짧은 설문
3	첫 분기에 실제로 매주 쓸 인원	1·2를 교차한 수

3번이 첫 계약 규모의 기준입니다. 여기서 시작해 분기마다 실사용 인원을 보고 늘리는 편이, 전 직원분을 한 번에 계약하고 절반이 노는 것보다 낫습니다.

계약 규모를 줄이는 게 목적이 아닙니다. 늘릴 근거를 만드는 것이 목적입니다. 1분기 실사용률이 확인되면 다음 계약은 협상이 아니라 계산이 됩니다.

업종·규모에 따라 얼마나 다른가요?

같은 조사에서 활용률은 대기업 48.8%, 중견기업 30.1%, 중소기업 28.7%였고, 업종별로는 서비스업 53%, 제조업 23.8%였습니다. 업종 차이(29.2%p)가 규모 차이(20.1%p)보다 큽니다.

도입 규모를 정할 때 "우리 회사 인원 몇 명" 보다 "우리 업무 중 문서로 돌아가는 비중이 얼마"가 더 정확한 기준인 이유입니다. 제조 기업이 전 직원분을 계약하면 현장 인력분이 그대로 남습니다.

계약 후 안 쓰는 이유는 무엇인가요?

한국지능정보사회진흥원(NIA)의 기업 내 AI 활용 현황·애로사항 분석은 기업이 AI를 도입·활용하는 과정에서 겪는 애로를 정리하고 있습니다. 현장에서 반복되는 패턴은 대체로 셋입니다.

• 무엇에 쓸지 안 정한 채 계정만 받음 — 첫 주에 몇 번 써 보고 원래 방식으로 돌아갑니다
• 본인 업무 자료로 해 본 적이 없음 — 교육에서 본 샘플과 실제 파일이 달라 막힙니다
• 아낀 시간의 용처가 없음 — 빨리 끝내도 다른 일이 밀려올 뿐이면 굳이 쓰지 않습니다

셋 다 계약으로는 해결되지 않습니다. 그래서 도입과 교육을 같이 붙이는 것이고, 붙이더라도 교육이 계약 다음이 아니라 계약과 같은 시점이어야 합니다.

구매와 교육을 함께 맡기면 무엇이 달라지나요?

줄어드는 것은 시차입니다. 계약이 끝나고 몇 주 뒤 교육을 잡으면 그 사이에 계정이 놀고, 교육 시점에는 이미 "안 쓰는 상태"가 기본값이 됩니다.

다만 함께 맡겨도 대신 정해 줄 수 없는 것이 있습니다. 어떤 업무에 쓸지, 아낀 시간을 무엇에 재배치할지는 회사가 정해야 합니다. 이걸 정하지 않은 채 패키지로 묶으면 계정과 수료증이 같이 남습니다.

낭비를 조기에 잡는 지표

• 계약 인원 대비 최근 30일 로그인 인원 — 계정 관리 콘솔에서 바로 나옵니다
• 주 1회 이상 사용 인원 — 같은 로그를 주 단위로
• 업무 절차서에 AI 단계가 들어간 업무 수 — 개인기가 아니라 절차로 남았는지

첫 분기에 1번이 계약 인원의 절반을 밑돌면, 다음 계약에서 인원을 늘릴 것이 아니라 왜 안 쓰는지부터 봐야 합니다.

계약 전에 할 것

부서별로 "업무 산출물이 문서인 인원"을 세어 보십시오. 그 숫자가 첫 계약 규모의 출발점이고, 견적을 받을 때도 그 기준으로 물어야 비교가 됩니다.

함께 보면 좋은 자료

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• AI에 1억을 투자한다면, 어디부터 써야 할까요? — 예산 집행 순서
• AI 도입은 끝났는데, 왜 회사는 그대로일까? — 도입률과 활용률의 차이
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자주 묻는 질문

• 전 직원분을 한 번에 계약하면 안 되나요?
  업무 산출물이 문서가 아닌 인원까지 포함되면 그 몫이 그대로 남습니다. 업종별 활용률 차이가 규모 차이보다 크게 나타난 이유이기도 합니다.
• 첫 계약 규모는 어떻게 정하나요?
  업무가 문서로 돌아가는 인원 중, 첫 분기에 매주 쓸 인원을 세어 그 수로 시작하십시오. 분기마다 실사용 인원을 보고 조정합니다.
• 실사용 인원은 어떻게 확인하나요?
  계정 관리 콘솔의 최근 30일 로그인 기록으로 확인합니다. 별도 솔루션이 필요 없습니다.
• 구매와 교육을 함께 맡기는 게 유리한가요?
  계약과 교육 사이의 시차가 줄어드는 것이 이점입니다. 다만 어떤 업무에 쓸지와 아낀 시간의 용처는 회사가 정해야 합니다.
• 첫 분기 사용률이 낮으면 어떻게 하나요?
  인원을 줄이거나 늘리기 전에 원인을 봐야 합니다. 대상 선정, 본인 업무 자료 실습, 시간 재배치 중 어디가 비어 있는지 확인하십시오.

참고한 자료

• 한국은행 (2025.08.18), BOK 이슈노트 제2025-22호 「AI의 빠른 확산과 생산성 효과」
• 대한상공회의소·산업연구원 (2024.08.30), 국내기업 AI 기술 활용 실태 조사
• 한국지능정보사회진흥원 (확인일 2026-08-16), 기업 내 AI 활용 현황 및 애로사항 분석